”I-am spus ce are de făcut și el a făcut total altceva!” sau ”I-am dat toate explicațiile posibile și imposibile și bineînțeles că a înțeles exact invers!” sunt două mici exemple de situații, reacții pe care le auzim în jurul nostru sau în care ne-am aflat măcar o dată în viață.

Prima tendință, evident, este să spunem că partenerul nostru de discuție nu a fost suficient de atent, că nu i-a păsat de ceea ce i-am spus  și a făcut ce a vrut.

Să fie oare doar interlocutorul nostru neatent?! Dar dacă mesajul transmis nu a fost suficient de clar, de bine formulat?

Comunicarea

Este procesul ce presupune schimb de informații și de influențare între două sau mai multe persoane, într-un anumit context. În cadrul acestui proces, cel care transmite mesajul are un scop pentru care face acest demers și își propune ca informația sa să ajungă la interlocutor cât mai bine și clar cu putință, în așa fel încât să nu existe distorsiuni.

Și cu toate acestea, adeseori, comunicarea nu este suficient de clară, mesajul ajunge distorsionat la celălalt sau este recepționat diferit decât a fost transmis inițial, fapt care atrage cu sine frustrări, neînțelegeri, uneori chiar situații cu efecte nedorite, neplăcute.

Deși comunicarea face parte din viața noastră în mod constant, rezultatele acesteia nu sunt întocmai cele dorite, așteptate, gândite inițial, întrucât în acest proces sunt implicate mai multe elemente ce pot perturba procesul de comunicare.

Elementele procesului de comunicare

Emițătorul este persoana care transmite mesajul, care are și își dorește să comunice o informație cuiva.

Mesajul este informația ce se dorește a fi transmisă celuilalt. Ca să poată fi dat mai departe, mesajul implică o codare. Altfel spus emițătorul folosește imagini, simboluri, idei care se bazează pe experiența sa de viață sau profesională și se folosește de toate acestea pentru a pune în cuvinte mesajul dorit. Aceeași informație poate fi transmisă în mai multe tipuri de mesaje, în funcție de persoana care transmite. De exemplu, faptul că afară plouă poate fi spus astfel: ”E frig și urât, plouă afară!” sau ”Plouă, dar e în regulă, putem să mergem la gară!”. Aceste mesaje vorbesc foarte multe despre cel care le transmite.

Canalul de transmitere reprezintă calea de transmitere a mesajului, care permite difuzarea mesajului – față în față, scris, prin e-mail, telefonic, etc.

Receptorul este persoana care primește mesajul, interlocutorul din procesul de comunicare. Odată primit mesajul de la emițător, receptorul îl supune etapei de decodare (descifrare, interpretare a contextului). Altfel spus, analizează rapid cuvintele, tonalitatea vocii, limbajul non-verbal și înțelege mesajul prin raportare la experiența proprie. Revenind la exemplul de mai sus, ”E frig și urât, plouă afară!” există posibilitatea ca receptorul înțeleagă din acest mesaj că nu e timpul potrivit pentru a ieși afară, că cel mai probabil e o vreme rea care împiedică realizarea a ceea ce și-a propus, prin urmare mai bine anulează tot. Dar poate emițătorul nu a avut această intenție când și-a transmis mesajul, și totuși așa poate fi decodat, interpretat, înțeles de către receptor.

Feedback-ul sau conexiunea inversă reprezintă totalitatea mesajelor verbale și non-verbale pe care receptorul le transmite conștient sau inconștient ca răspuns la comunicarea emițătorului. Este etapa în care se poate vedea în ce măsură mesajul transmis a fost înțeles, crezut și acceptat. Acum poate fi momentul potrivit pentru întrebări suplimentare adresate celui cu care comunici în așa fel încât să te asiguri că mesajul tău a fost corect înțeles și să faci ajustările necesare în cazul în care mesajul a fost distorsionat. (de exemplu: ”Da, e frig și urât, plouă afară! Dar nu e chiar atât de rău pe cât îți imaginezi. Putem lua mașina și ne facem treaba. Ce zici?”)

Elementele procesului de comunicare sunt foarte importante în vederea realizării unei comunicări clare, eficiente în care scopul inițial să fie atins.

Cum comunic eficient?

• Mesajul transmis trebuie să fie clar, bazat pe cuvinte bine alese, simplu și raportat la experiența de viața a interlocutorului tău. Comunicarea eficientă este aceea care generează un rezultat și nu neapărat cea în care tu obții un rezultat. Prin urmare, înainte de emiterea mesajului întrebă-te: ”Acest mesaj, această comunicare servește interlocutorului meu pe termen lung și totodată și mie?” Dacă răspunsul este afirmativ, atunci poți fi sigur că mesajul tău va fi decodat corespunzător.
• Comunicarea e bine să fie însoțită de ascultare! Când vorbești cu cineva este la fel de important să și asculți ceea ce îți spune! Aceasta presupune să îl privești în ochi pe celălalt, să fii prezent în totalitate în cadrul conversației, fără a privi în telefon, fără a-ți găsi preocupări în documentele pe care le porți cu tine, fără a bate darabana și alte asemenea gesturi. Când ești prezent în comunicare, interlocutorul tău simte că spusele tale și ale lui deopotrivă sunt importante și capătă încredere, iar în aceste condiții mesajul are toate șansele să fie decodat corect și feedback-ul să fie pe măsura implicării tale în procesul de comunicare.
• Atenția nu trebuie să fie îndreptată doar spre mesajul tău! Dacă interlocutorul tău vorbește, nu este o idee strălucită să îl întrerupi pentru a face legătura cu situații ce au legătură cu viața ta. ”Da, chiar așa! Stai să-ți spun ce am pățit eu într-o similară!” și din acest moment toată atenția să se îndrepte spre tine și exemplul tău. Făcând astfel de întreruperi, riști să rupi firul natural al conversației, iar comunicarea să aibă de suferit, căci interlocutorul tău nu se va mai simți confortabil în prezența ta.
• Renunță la cuvintele de umplutură! Când simți că pierzi șirul discuției, respiră, fă o pauză scurtă, bea o gură de apă, în loc să umpli comunicarea cu sunete de tipul ”ăăăă”, ”mmmm” care pot da sentimentul interlocutorului tău că nu mai știi ce dorești să transmiți, că ai uitat scopul inițial al dialogului.
• Evită atitudinea de ”atotștiutor„! Discuțiile în care dorești constant să arăți câte știi, câte informații valoroase deții din domeniul de discuție, riscă să se transforme în monolog, căci lipsa atenției, a ascultării interlocutorului, a empatiei conduc la pierderea interesului din partea celui cu care porți conversația. O comunicare presupune existența a minimum 2 persoane, prin urmare este recomandat să ții cont de opinia celuilalt, să îi permiți să își spună punctul de vedere, să îți poată transmite feedback-ul său referitor la mesajul transmis. Dacă dialogul este susținut preponderent de tine, atunci nu mai poate fi vorba despre o comunicare!

De câte ori transmiți un mesaj e bine să ai în minte cei 3 CO !

COmunicare

COlaborare

COordonare

Adică, să știi exact ce vrei să comunici, mesajul ce urmează să fie transmis să servească și interlocutorului tău, să existe o atmosferă de colaborare cu partenerul de discuție, în care acesta din urmă să fie ascultat, să aibă ocazia de a-și spune punctul de vedere și de a oferi feedback și nu în ultimul rând să coordonezi discuția pentru atingerea scopului inițial.

Sursa foto: www.pixabay.com