Managementul timpului ne oferă posibilitatea de a controla situațiile cotidiene în favoarea noastră.

Dacă nu știi să gestionezi timpul, nu vei ști să gestionezi altceva!

Este o afirmație care are darul de a ne pune pe gânduri. Cât de important este managementul timpului într-o lume în care totul este pe repede înainte, în care lucrurile de făcut par să nu se mai termine?!

Sentimentul că nu este timp suficient pentru tot ceea ce ne dorim să facem apasă pe mulți dintre noi. To do list-urile sunt atât de încărcate încât străduința noastră de a bifa cât mai multe de pe listă pare munca în zadar.

Cum putem depăși această situație? Ce mecanisme, metode pot fi utilizate pentru un bun management al timpului?

PRIORITIZAREA

Înainte de începerea zilei, fă-ți o listă de sarcini care au nevoie de atenție imediată. Sarcinile lipsite de importanță pot consuma mult din timpul tău prețios. Unele task-uri trebuie finalizate în acea zi, în timp ce altele fără importanță pot fi amânate în ziua următoare.

Pe scurt, prioritizarea sarcinilor trebuie să reflecte importanța lor. Pentru a-ți ușura această etapă, e bine să ai în vedere o împărțire în 4 cadrane: Important și Urgent (adică PRIORITAR); Important și non-urgent (adică DE PLANIFICAT); Neimportant și urgent (DE AMÂNAT/DELEGAT); Neimportant și non-urgent (DE AMÂNAT).

PLANIFICAREA

Poartă cu tine o agendă și notează sarcinile care îți vin în minte (poți folosi cu ușurință și telefonul în acest sens). Alcătuiește-ți TO DO LIST-ul înainte de începerea săptămânii sau a zilei!

Prioritizează sarcinile și asigură-te că acestea sunt realizabile! Chiar dacă planificarea ți s-ar putea părea o activitate inutilă și consumatoare de timp, vei observa cu ușurință că această activitate îți limpezește gândurile, îți asigură direcții clare de acțiune pentru o zi sau o săptămână de lucru!

FIXAREA DEAD-LINE-URILOR

Când ai de realizat o sarcină, stabilește un termen realist (nu te grăbi să îți propui un termen strâns, căci e posibil să nu reușești să finalizezi și apoi poate interveni frustrarea, dezamăgirea). Dacă e posibil, ia-ți o rezervă de timp pentru situațiile neprevăzute care pot apărea.

Ambiționează-te și respectă acest termen limită! Când ai reușit să te încadrezi în acest termen, oprește-te și bucură-te, sărbătorește cu un gest mic (oferă-ți un capuccino de exemplu).

EVITAREA MULTI-TASKING-ULUI

Cei mai mulți dintre noi consideră că multi-tasking-ul este un mod eficient de a face lucrurile. Adevărul este că atunci când ne concentrăm pe un singur lucru, pe o singură acțiune, rezultatele sunt cu adevărat foarte bune. Multi-tasking-ul împiedică productivitatea și e de evitat, dacă ne dorim ca ceea ce facem să iasă bine.

ASUMAREA LUI ”NU”

Refuză politicos sarcini suplimentare, dacă știi că ești deja supraîncărcat cu munca. Uită-te la TO DO LIST, înainte de a accepta să îți asumi o sarcină nouă. Nu e nicio problemă să refuzi, atâta timp cât acest lucru se face respectuos și argumentat. Decât să îți asumi mai mult decât poți duce mai bine spui NU!

În afara acestor metode care te ajută să îți gestionezi bine timpul, este foarte important să îți propui ca atunci când începi să lucrezi ceva să rămâi focusat pe acea acțiune, să nu te distragă nimic din ceea ce faci.

Nu e întotdeauna ușor de făcut acest lucru, mai ales când suntem atât de conectați la exterior, când la fiecare minut se aude o notificare pe telefon, când la fiecare 10 minute apare un nou e-mail în Inbox.

UTILIZAREA DE INSTRUMENTE DIN VREMEA NOASTRĂ

Iată 3 aplicații care îți pot fi realmente utile în a sta FOCUSAT pe ceea ce ai de făcut și pe care le poți descărca pe orice smartphone:

ASANA

Este o aplicație agilă cu ajutorul căreia poți ține evidența listelor tale de task-uri. Le poți planifica și prioritiza astfel încât să livrezi la timp ceea ce ți-ai propus. Varianta de bază a aplicației este gratuită. Puterea acestei aplicații extraordinare, pe care o poți accesa și din browser-ul web,  ajungi să o cunoști abia atunci când decizi să lucrezi colaborativ. Adevărată productivitate pe steroizi !

Varianta gratuită este super pentru nevoile de bază ale unei echipe de până la 15 persoane. Partea mai puțin drăguță este faptul că pentru varianta pro (ce propune funcționalități avansate cum ar fi un timeline foarte util) numărul minim de persoane pentru care trebuie să cumperi subscripție este 5, iar prețul per persoană/lună este undeva la 6 dolari și ceva.

Dar ca să terminăm într-o notă pozitivă (importantă zic eu mai ales pentru cei care nu sunt foarte tehnici) aflați că Asana are o bibliotecă impresionantă de articole și video-uri prin care se explică în detaliu orice funcționalitate te interesează.

FOREST

O aplicație funny, care îți dă sentimentul că poți contribui la o lume mai curată. Care este ideea de bază?

Îți programezi un interval de timp (îți recomand 25 de minute) pentru a face un task, interval în care nu faci nimic altceva decât asta (nu răspunzi la telefon, nu te angrenezi în discuții, rămâi focusat în ceea ce ai de făcut). Activezi intervalul dorit și în timp ce tu lucrezi, în aplicația ta se plantează un copac.

În decursul unei zile, în care tu activezi aplicația ori de câte ori ai ceva important de făcut, se plantează un copăcel. Te motivează să nu te întrerupi din ceea ce faci, căci dacă ieși din aplicație pentru a răspunde la telefon, copăcelul tău moare.

QUALITY TIME

Este un jurnal automat al activităților tale pe  smartphone. Indiferent dacă ești îngrijorat în ceea ce privește limitarea utilizării telefonului tău sau pur și simplu curios despre modul în care îți utilizezi dispozitivul, această aplicație oferă un jurnal de activități personale  afișat ca o „cronologie” de dimineață până seara, pentru orice dată. În plus vei vedea foarte ușor o statistică referitoare la cât timp ai stat pe telefon într-o zi și de câte ori ai deblocat ecranul. Crede-mă vei avea surprize și nu întotdeauna plăcute!

Vei conștientiza că lipsa timpului, de care vorbim cu atâta vehemență cu toții, poate fi mult mai bine gestionată, dând la o parte lucrurile inutile!

Să îți fie de folos și dacă cineva dintre prietenii tăi ar fi interesat de acest subiect, atunci împărtășește cu el informația!

 

Sursa foto: www.pixabay.com