Despre Aria de cunoștințe a Achizițiilor și caracteristicile diferitelor contracte am mai scris aici, acum însă aș vrea să mă refer la o confuzie (oare?!) în ceea ce privește modul de determinare a valorii estimate a unui proiect / lucrări mari mai ales că avem și legislație nouă pe achiziții (L98-2016).

Subiectul e vast, dar mă voi limita la clarificarea celebrei sintagme cheltuieli „diverse și neprevăzute” care a dat naștere celebrelor Acte Adiționale prin care s-au umflat valorile contractelor la sume astronomice față de estimarea inițială în baza căreia au fost atribuite.

Am eu o vorbă, „cea mai bună practică e o teorie bună”. De fapt, în speță, nu strică un mic recurs la puțină teorie de project management. Un bun manager de proiect ar trebui să știe că sintagma „diverse și neprevăzute se referă de fapt la Rezerva de contingență și Rezerva de management !

Parcurgând Indrumarul realizat de ANAP pentru Autoritățile Contractante pentru o mai bună aplicare a noilor legi privitoare la achiziții, am constatat că se sublinia faptul că cheltuielile din categoria ”diverse și neprevăzute” trebuie incluse în valoarea estimată a lucrării/proiectului!

Cine știe puțin project management si project procurement, nu e prea dat pe spate de o asemenea precizare. Aceasta nu este o noutate!

Potrivit prevederilor HG nr.28/2008   ”Diverse și neprevăzute” reprezintă cheltuieli INCLUSE în structura devizului general al obiectivului de investiții, iar utilizarea sumelor aferente acestora se realizează, în funcție de necesități, prin încheierea unui act adițional la contractul inițial.

În acest context, Actul Adițional reprezintă expresia aplicării mecanice a clauzelor contractuale, adică a unei modificări nesubstanțiale în conformitate cu dispozițiile art. 221 din Legea nr.98/2016. Veți înțelege imediat de ce este necesar un Act Adițional pentru utilizarea unei sume incluse deja în deviz.

Rezerva de contingenta vs Rezerva de management

Spuneam că expresia aceasta aproape populară „Diverse și neprevăzute” are corespondent în teoria project managementului în următoarele 2 concepte: Rezervă de contingență și Rezervă de management.

Ce este Rezerva de contingenta?

Atunci când estimezi lucrări/proiecte ce comportă riscuri, incertitudine, există tehnici de estimare (ex. PERT) și  mai apoi metode de analiză (ex. Analiza Monte Carlo) pentru determinarea impactului financiar al riscurilor cunoscute (known-risks) asupra valorii / bugetului proiectului. Un program bun de project management calculează automat și spune care este rezerva de contingență necesară pentru acoperirea riscurilor identificate.

Așadar, dacă în documentație sunt identificate și documentate corespunzător riscurile știute, atunci se poate face și o estimare financiară a impactului acestora, în cazul în care se produc.

ATENȚIE ! Dacă riscurile respective nu se produc, atunci este de bun simț ca nici sumele alocate în această rezervă de contingență să nu fie cheltuite. De aici necesitatea unui Act aditional pentru a putea fi utilizate.

Ce este rezerva de management?

Rezerva de management acoperă riscurile neidentificate în faza de ofertare (unknown risks – sau cum zicem noi „neprevăzutele”). Aici practica este aceea de aplica un procent de 5-10% din valoarea totală a proiectului… în funcție de gradul de incertitudine / inovație al acestuia. Cu cât proiectul e mai complex și mai inovator, cu atât pot apărea elemente neprevăzute. Evident, totul trebuie corelat cu expertiza, experiența necesare pentru a te putea califica la anumite proiecte/lucrări.

Diversele si neprevazutele nu trebuie sa mareasca valoarea proiectului

Prin urmare – atât actualizarea unor riscuri identificate/ cunoscute, cât și apariția unor elemente neprevăzute rezonabile nu ar trebui să influențeze valoarea estimată a unui proiect. Doar daca apar chestiuni majore, imposibil de anticipat la momentul inițierii proiectului se poate pune problema unor modificări substanțiale, iar în acest caz, evident Autoritatea Contractantă are un cuvânt de spus.

Dacă riscurile  puteau fi ușor anticipate, dar nu s-a făcut acest lucru, atunci se pune problema ori de lipsă de profesionalism, ori de practici lipsite de fair-play (ca să nu le spun de-a dreptul corupte!) ce vizează licitarea unei sume mai mici pentru câștigarea lucrării, iar mai apoi suplimentarea valorii contractului prin acte adiționale ca urmare a apariției de „diverse și neprevăzute”.

Modul de calcul al valorii estimate L98-2016

În ceea ce privește Achizițiile de Lucrări, conform art. 9 din Legea 98-2016, Autoritatea Contractanta nu trebuie să evidențieze DISTINCT suma și procentul aferente cheltuielilor diverse și neprevăzute, ceea ce este corect, deoarece Autoritatea face o estimare mai degraba Analogica, top-down si nu una Parametrică de tip Bottom-up.

Alte precizări importante (și de bun simț, aș adăuga) pentru fiecare tip de contract sunt prezentate în schema de mai jos realizată de ANAP

 

Vrei să participi la un curs bun de Project Management ? Completează formularul și te contactăm noi!